인사 담당자의 과중한 업무량은 다시 생각할 필요가 있다. 일상적인 업무에서 벗어나 부가가치를 창출하는 업무에 더 집중하고 디지털 혁신의 이점을 누릴 수 있도록 해야 한다.

숙련된 노동력 부족은 새해에도 계속되는 문제이며 앞으로도 계속될 것이다. 이런 상황은 많은 직원의 상황에 점점 더 부정적인 영향을 미치고 있다. 직원들은 업무 압박과 스트레스 수준이 증가하고 있으며, 자신의 업무를 스스로 결정할 수 있는 기회가 줄어들고 있다고 느끼고 있다. 이는 관리자에게도 마찬가지다. 관리자의 약 2/3이 다양한 요구, 추가 업무, 기대치 및 책임으로 인해 지쳐 있으며 책임을 넘기고 싶어 한다.

한 가지 해결책은 책임을 여럿이 나눠지는 것이다. 예를 들어, 공동 관리 또는 자체 조직화된 팀의 공동 관리 형태로 자신의 직급 내에서 책임을 나눌 수도 있고, 공유 서비스 및 비즈니스 프로세스 아웃소싱 영역에서 서비스 업체와 부담을 나눌 수 있다.

HR 관리자가 변화를 주도해야 한다

HR 관리자는 향후 HR 비즈니스 파트너로서 전략적이고 형성적인 역할을 맡게 될 것으로 예상되므로 스스로 변화를 주도하는 것이 가장 좋다. 이를 통해 기업의 가장 중요한 자원인 직원과 자유롭게 협력할 수 있다. 또한 회사의 변화, 제품 개발 및 혁신을 주도할 수 있다.

이런 일은 일상 업무에서 종종 놓치기 쉬운 것들이다. 경영 및 IT 컨설팅 회사인 MHP의 비즈니스 서비스 담당 파트너인 안드레아스 리히터는 “높은 비용, 많은 공석, 비효율적인 프로세스는 HR 관리자에게 변화가 필요하다는 분명한 신호다. IT와 노사협의회는 함께 계획을 수립하고 이니셔티브를 성공적으로 실행할 수 있는 좋은 파트너다”라고 강조했다.

첫 번째 단계는 HR의 IT 환경과 아키텍처를 재구성하는 것이다. HR 관리 시스템을 위한 좋은 클라우드 기반 솔루션에는 HR 핵심 기능, 급여, 인재 관리, 직원 경험 관리 및 HR 분석이 포함되어 있다. 따라서 HR 관리자는 전체 직원 라이프사이클에 걸쳐 이런 솔루션의 지원을 받아 일상 업무에서 풀려날 수 있으며, 대신 인재 개발에 집중할 수 있다.

직원은 셀프서비스를 사용하여 언제 어디서 어떤 기기로든 독립적으로 HR 관련 기능을 활용할 수 있다. 근무 시간 기록, 추가 교육 증명 제공, 증명서 업로드, 휴가 제출, 출장비 정산, 회사 차량 신청, 목표 계약서 보기 등 다양한 기능을 활용할 수 있다.

부가가치를 높이는 HR 활동에 집중

서비스 업체와 책임을 나누는 것은 인증 같은 일반 활동은 물론, 채용, 계약서 작성, 온보딩, 마스터 및 거래 데이터 관리, 시간 관리, 급여 회계와 같은 규칙 기반 활동에 유용하다. 오프보딩 역시 무실할 수 없다.

정확한 프로세스와 작업은 “활동 분할”을 통해 정의할 수 있다. 리히터는 “자체적으로 계속 수행해야 하는 작업은 모두 중요하거나 기밀이 유지되는 활동이다. 여기에는 직원 평가, 특히 최고 경영진에 대한 급여 논의와 급여 회계가 포함된다”라고 설명했다.

아웃소싱의 핵심 키워드는 비즈니스 서비스로, 기술, 관리 또는 자문 성격이 될 수 있으며 공유 서비스, 비즈니스 프로세스 아웃소싱(BPO) 또는 관리형 서비스로 구현될 수 있다. 공유 서비스는 회사 내에서 유사한 기능이나 프로세스를 묶어 표준화하고 중앙에서 제공하는 반면, BPO는 특정 서비스나 비즈니스 프로세스를 파트너에게 아웃소싱한다.

기업이 어떤 형태를 선택하느냐는 회사의 규모, 프로세스, 필요한 책임과 지원 수준에 따라 달라진다. 인력 및 역량 상황도 HR IT 전략만큼이나 중요한 역할을 한다.

파트너는 디지털 기술과 자동화된 프로세스를 통해 자원을 보다 경제적으로 사용하는 데 중점을 둔 공유 서비스 센터 역할을 할 수 있다. 또는 외부의 전문성과 자원을 도입해 내부에서 달성할 수 없었던 프로세스와 디지털화 및 자동화 분야를 지속적으로 개선할 수 있다.

아웃소싱으로 변화하는 HR의 역할

아웃소싱의 결과로 HR 관리자는 점점 더 사고 리더(Thought Leader)이자 네트워커의 역할을 맡고 있다. 새로운 업무 환경을 조기에 파악하고, 비즈니스 요구사항을 인재 확보 또는 인력 운영과 같은 전략 및 서비스로 전환하고, 전문 부서의 관리자와 함께 프로젝트를 실행해야 한다. 인력 혁신 분야에서는 아웃소싱으로 인해 직원의 역할도 변화하기 때문에 직원의 재교육 및 숙련도 향상도 추진해야 한다. 예를 들어, 직원들은 더 이상 단순한 프로그래밍 언어 개발이 아니라 이런 활동을 대신하는 AI를 프로그래밍, 교육 및 제어하는 역할을 담당하게 된다.

HR 관리자는 내부 IT, 경영진 및 노사협의회와 긴밀히 연락하며 변화 관리자의 역할을 수행한다. 이 역할을 수행하기 위해 필요한 능력은 커뮤니케이션 기술, 전략적 사고, 인간관계를 구축하고 유지하는 능력이다.

또한 지식 관리, 워크플로우 관리, 변경 관리, 서비스 수준 관리 및 기타 서비스 관리 프로세스와 같은 베스트 프랙티스가 비즈니스 서비스의 기본으로 합의되는 프레임워크인 엔터프라이즈 서비스 관리를 담당하고 아웃소싱 파트너를 관리한다.

리히터는 “과거에는 HR 관리자가 직원을 관리하는 경향이 있었지만, 오늘날에는 서비스 업체를 관리하는 것이 더 중요하다. 이를 위해서는 프로세스 흐름과 커뮤니케이션 채널을 자세히 파악하고 서비스 업체와 협력하는 문화를 만들어야 한다”라고 덧붙였다.

HR 혁신을 추진하는 기본 5단계

기업이 어떤 수단을 사용하느냐에 따라 비즈니스 서비스는 다양한 장점과 부가가치를 제공할 수 있다. 이를 활용하기 위해서는 IT와 HR이 공동으로 개발한 비전을 따라야 한다. 전략적 수준부터 운영 수준까지 5단계 접근 방식이 성공적인 것으로 입증되었다. 처음에는 초기 상황을 분석하고 명확한 전략을 수립한다.

그런 다음 실현 가능성을 점검하고 모든 조직적, 기술적, 재정적 측면을 포함한 세부적인 개념을 개발한다. 그 다음에는 정확한 구조, 프로세스 및 책임을 정의하는 실용적인 설계가 이어진다.

직원들은 새로운 프로세스와 업무에 대한 교육을 받고 준비하며 기술 시스템과 도구를 테스트하는 등 공유 서비스 센터의 구축과 함께 실행이 진행된다. 이 작업은 완전히 원격으로 수행할 수 있다.

성공적인 구현 후에는 파트너에게 프로세스 모니터링을 맡기고 “변화와 발전”이라는 모토에 따라 디지털화 및 자동화 분야의 추가 개발을 맡길 수 있다. 예를 들어 전문가가 다른 국가에 거주하는 경우, 관련된 모든 당사자 간의 긴밀한 협업과 워크숍에서 다양한 문화와 작업 방식에 익숙해지는 것이 중요하다.
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